1. Quy định viết hoá đơn quà biếu tặng, hoá đơn hàng tiêu dùng nội bộ

Theo Khoản 7, Điều 3, Thông tư 26/2015/TT-BTC:

Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, kể cả trong trường hợp hàng hóa, dịch vụ sử dụng để quảng cáo, làm hàng mẫu, hàng khuyến mại, hay để cho, biếu, tặng, trao đổi hoặc trả lương cho người lao động.

Theo Khoản 9, Điều 3, Thông tư 26/2015/TT-BTC:

Đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động thì phải lập hóa đơn GTGT (hoặc hóa đơn bán hàng), trên hóa đơn ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT như hóa đơn xuất hàng bán hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng

Như vậy có thể kết luận rằng:

• Khi xuất hàng hoá, dịch vụ để cho, biếu tặng, sử dụng nội bộ không phải trả phí thì phải lập hoá đơn và kê khai thuế VAT (Thuế GTGT) như bình thường.
• Nếu giá trị hàng hoá, dịch vụ đó thấp hơn 200.000 đồng, công ty có thể lập chung trên một hoá đơn kèm với bảng kê danh sách người được nhận vào cuối ngày;
• Nếu giá trị quà tặng từ trên 200.000 đồng thì công ty cần lập hoá đơn riêng cho mỗi người nhận, trừ khi người đó không nhận hàng thì cuối ngày có thể gộp chung thành 1 hoá đơn;

Biếu tặng vàng bạc cho khách hàng có phải xuất hoá đơn và kê khai thuế không?

Biếu tặng vàng bạc cho khách hàng vẫn phải lập hoá đơn GTGT, trên hoá đơn ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tiến hành tính thuế GTGT như hoá đơn bán hàng hoá, dịch vụ cho khách hàng (theo quy định tại khoản 9, điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC).

2. Hướng dẫn cách viết hóa đơn quà biếu tặng

Theo quy định, cần lưu ý các mục sau khi xuất hoá đơn quà biếu tặng:

• Mục “Họ và tên người mua hàng”: Tên người mua hàng/người được tặng;
  Mục tên đơn vị: Tên đơn vị nhận quà tặng. Trong trường hợp khách không lấy hoá đơn thì điền “Khách hàng không lấy hoá đơn”;
• Mục mã số thuế và địa chỉ người mua hàng: Điền thông tin của bên nhận hàng;
• Mục tên hàng hóa, dịch vụ: Điền tên hàng hóa quà tặng và ghi kèm theo, ví dụ: Hàng cho biếu tặng không thu tiền;
• Mục đơn vị tính và số lượng:  Điền như hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng thông thường.
• Mục đơn giá: Ghi giá bán của hàng hóa là quà tặng.
• Mục thành tiền, thuế suất và cộng tiền hàng: Điền như hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng thông thường.

3. Hướng dẫn cách viết hoá đơn hàng tiêu dùng nội bộ

Theo đó, người bán phải lập hoá đớn khi bán hàng hoá, dịch vụ kể cả những hàng hoá, dịch vụ sử dụng cho mục đích khuyến mãi, quảng cáo, hàng mẫu, dùng để cho, biếu tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động…

Hàng hoá, dịch vụ tiêu dùng nội bộ bao gồm các trường hợp:

• Xuất chuyển kho nội bộ,
• Xuất vật tư, bán thành phẩm để tiếp tục quá trình sản xuất
• Hàng hoá dịch vụ của cơ sở kinh doanh xuất hoặc cung ứng…

Như vậy, nếu hàng hoá luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ với mục đích sản xuất thì không cần lập hoá đơn.

Ngược lại, nếu xuất tiêu dùng nội bộ không nhằm mục đích tiếp tục sản xuất thì phải lập hoá đơn nhưng không cần kê khai thuế GTGT. (Trên hoá đơn cần ghi chú, Dòng giá bán là dòng chưa thuế GTGT, dòng thuế suất và tiền thuế gạch chéo).

Ví dụ cụ thể về việc lập hoá đơn hàng tiêu dùng nội bộ

4. Cách kê khai đối với hàng hóa, dịch vụ là quà tặng

4.1 Bên thực hiện cho biếu tặng kê khai như thế nào?

• Kê khai đầu vào:

Mua hàng hoá về làm quà tặng thì sẽ được khấu trừ thuế VAT đầu vào

• Kê khai đầu ra:

Trong TH này doanh nghiệp phải xuất hoá đơn VAT, trên đó cần điền đủ các thông tin chỉ tiêu, thuế VAT được tính như những loại hàng hoá, dịch vụ tương tự tại thời điểm phát sinh.

4.2 Bên được nhận quà tặng kê khai như thế nào?

Bên nhận quà không được khấu trừ thuế VAT đầu vào dù có hoá đơn, do bên nhận không cần thanh toán tiền thuế GTGT nên chưa đáp ứng điều kiện kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

4.3 Cách hạch toán hàng cho biếu tặng

• Trường hợp doanh nghiệp mua hàng hoá về và tặng ngay cho khách hàng/đối tác bên ngoài doanh nghiệp, chưa nhập kho thì hạch toán như sau:

Nợ TK 641.
Nợ TK 133
Có TK: 111, 112, 331
Có TK 3331.

• Trường hợp doanh nghiệp mua hàng về, nhập kho sau đó mới thực hiện tặng thì hạch toán như sau:

Nợ TK 641.
Có TK: 152, 153, 156
Có TK 3331.
Căn cứ vào từng trường hợp để hạch toán hàng hóa là quà tặng.

• Đối với bên nhận, thực hiện hạch toán hàng được tặng như sau:

Nợ TK 156, 142, 642.
Có TK 711.

5. Cách hạch toán hàng tiêu dùng nội bộ

5.1. Trường hợp xuất kho sử dụng ngay cho tiêu dùng nội bộ

Trường hợp xuất kho thành phẩm, hàng hóa, hoặc sản phẩm sản xuất hoàn thành được sử dụng ngay cho tiêu dùng nội bộ tại đơn vị, kế toán ghi nhận như sau:

– Nợ các TK 641, 642, 242, 241, 211…

– Có TK 154 – Chi phí SXKD dở dang

– Có TK 155 – Thành phẩm

– Có TK 156 – Hàng hóa

Trường hợp này, kế toán phải xuất hóa đơn theo hướng dẫn ở các mục trên.

5.2. Trường hợp xuất kho phục vụ cho quá trình sản xuất tiếp theo

Trường hợp xuất kho thành phẩm, hoặc bán thành phẩm phục vụ cho quá trình sản xuất tiếp theo (được thực hiện tại một bộ phận, đơn vị khác), kế toán ghi nhận như sau:

– Nợ TK 621, 627, 241,…hoặc Nợ TK 154

– Có TK 155, TK 154…

Tuy nhiên, cần xem xét cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán, phân cấp quản lý kinh tế giữa các đơn vị để xác định phương pháp hạch toán phù hợp và tuân thủ các hướng dẫn của pháp luật thuế.

Như vậy, khi thực hiện nghiệp vụ xuất hàng tiêu dùng nội bộ, kế toán phải căn cứ vào mục đích sử dụng hàng tiêu dùng nội bộ (phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh hay không) để tính, nộp thuế GTGT và tính vào doanh thu tính thuế TNDN cho phù hợp. Đồng thời cần phân biệt hàng tiêu dùng nội bộ và hàng luân chuyển nội bộ để thực hiện xuất hóa đơn đúng quy định vì chỉ có hàng tiêu dùng nội bộ mới thực hiện xuất hoá đơn.